Waarom zou ik alles op papier zetten?
Het is dat ik dit de meeste mensen maar éen keer vertel, maar anders zouden ze echt als een puberaal kind dat van zijn moeder te horen krijgt dat die kamer opgeruimd moet worden, ziek van worden dat ik het steeds zeg: Zet alles op papier.
Vaak genoeg bellen mensen me op of sturen ze een mail met de vraag wat ze in een bepaalde situatie het beste kunnen doen of wat hun rechten zijn. In veel gevallen een zakelijk conflict tussen een opdrachtnemer en opdrachtgever of twee partijen die samenwerken. Mijn vraag is altijd: wat zijn de afspraken? En na elk gesprek geeft ik de tip: zet in het vervolg alles op papier.
Afspraken maken
Vooral als het te maken heeft met intellectueel eigendom blijkt het later een stuk lastiger in elkaar te zitten dan partijen in eerste instantie dachten.
‘Mag ik het digitale bestand van die foto, krijg jij van mij €300,-‘
Deal, denk je. Prima bedrag voor die foto. Dat de koper de foto in al zijn uitingen mag gebruiken vind je logisch. Vervolgens zie je echter de foto voorbijkomen op een billboard en denk je ‘maar dat hebben we niet afgesproken’. Of jij gebruikt diezelfde foto in je portfolio, er hangt een print van tijdens jouw expositie of je verkoopt het op een stocksite. De koper wordt boos. Hij had het beeld gekocht en dus mag jij er niets meer mee doen. Is dat zo? Wat hebben jullie eigenlijk afgesproken? Niet zoveel… En nu bekijkt ieder het vanuit zijn eigen perspectief en is er ruzie. Het leek zo simpel toen je de foto verkocht, maar als je misverstanden en geruzie wil voorkomen, zul je echt duidelijkere afspraken moeten maken.
LawStories in je mailbox?
Zet alles op papier
Stel nou dat je wel afspraken maakt. Of in elk geval dat je de voor jou meest belangrijke zaken bespreekt. Zorg dan dat je ze op papier zet.
Wat je mondeling afspreekt kun je later namelijk niet meer bewijzen. Daarnaast gaan die gesprekken soms wat rommelig en denkt de een dat jullie dit hebben afgesproken, terwijl de ander denkt dat jullie dat hebben afgesproken en jij juist weer iets anders afgesproken denkt te hebben. Wat je kunt doen is eventueel een samenvatting van zo’n gesprek per e-mail versturen. Vraag vooral om een reactie. Klopt jouw samenvatting echt niet, hoor je dat snel genoeg. Verstandiger is nog om het juist uitgebreid te bespreken en zaken uitgebreid op papier te zetten. Zoals je wellicht met een offerte ook zult doen. Een e-mailconversatie is natuurlijk ook schriftelijk, maar vaak iets onduidelijker. Zorg dat de afspraken in 1 document staan. Hoe duidelijker je bent en hoe beter je afspraken zijn en hoe duidelijker ze op papier staan, hoe kleiner de kans op misverstanden.
Maar ik sta toch in mijn recht?
In sommige gevallen is het inderdaad zo dat een onenigheid nog wel op een andere manier valt op te lossen. In het geval van die foto is de fotograaf de auteursrechthebbende. Die mag bepalen of de foto openbaar gemaakt en verveelvoudigd wordt. Die foto in het portfolio of op de stocksite zou in eerste instantie geen probleem moeten zijn. Dat billboard is een ander verhaal, had je dat werkelijk niet mogen verwachten toen je de foto voor dat bedrag verkocht?
En wat mocht de koper verwachten? Als uit de koop blijkt dat de koper had mogen verwachten dat hij het beeld exclusief zou mogen gebruiken, dan mag je als fotograaf het beeld in principe niet meer verkopen via de stocksite bijvoorbeeld of ophangen in die expositie. Er is geen eenduidig antwoord te geven op de vraag wanneer die koper of opdrachtgever dat had mogen verwachten. Dat hangt onder meer samen met het bedrag dat je voor de foto vroeg en andere zaken die besproken zijn.
Kortom: zet alles op papier!
Lees ook:
– Wind er geen doekjes om!
– Algemene Voorwaarden: wat zijn het en hoe schrijf je ze?
– Wat mag ik verwachten voor €5,-?
– Wanneer regels klantenservice worden
– Download Checklist Samenwerken
