Wanbetalers? Zo voorkom je ze én pak je ze aan.

Spreek een duidelijke betalingstermijn af

Heb je geen betalingstermijn afgesproken, dan is 30 dagen het uitgangspunt. De betalingstermijn pas op de factuur vermelden, is te laat.

Je kunt de betalingstermijn opnemen in de algemene voorwaarden. Dat is ook een afspraak. Maar dat heeft twee nadelen:

1. Het zit verstopt, waardoor de afspraak niet altijd bewust gemaakt wordt.
2. Is je klant een groot bedrijf of de overheid? Dan wijzen ze vaak jouw algemene voorwaarden van de hand. Een afspraak in een offerte gaat altijd boven algemene afspraken uit de algemene voorwaarden.

Vraag naar alle nodige informatie

Bij zakelijke klanten is het soms nodig dat je bijvoorbeeld:

• een PO-nummer of kostenplaats noemt
• specifieke informatie opneemt
• het naar een bepaalde afdeling stuurt
• je het juiste e-mailadres gebruikt

Verwerk je die informatie niet, dan wordt je factuur niet behandeld of duurt het betalen ervan langer. Vaak kom je daar pas achter nadat je een herinnering hebt verstuurd. Irritant? Ja! Had het bedrijf niet zelf ook even vooraf beter kunnen vermelden wat ze op de factuur hadden willen zien staan? Natuurlijk! Maar dat zou in een ideale wereld zijn. Dus wil je tijdige betaling in eigen hand houden, vraag er dan zelf naar.

Rente en incassokosten

Toch een klant die te laat betaalt? Je mag rente en incassokosten rekenen. Hier bestaat een wettelijke regeling voor.

Als je consumenten als klant hebt, mag je van deze regeling niet afwijken. Sterker nog, als ze te laat zijn, moet je ze eerst nog een brief of e-mail sturen waarin je ze nog 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen. Pas daarna mag je rente en incassokosten rekenen.

Heb je een zakelijke klant? Dan kun je van dezelfde regeling gebruik maken, maar dan met de (hogere) handelsrente. En je hoeft geen 14-dagen brief te sturen. Je mag er ook voor kiezen om een eigen regeling hiervoor op te stellen, als je die dan maar vooraf afspreekt. Bijvoorbeeld in de algemeen voorwaarden of als je het echt belangrijk vindt, zet je het al in je offerte. Dan kun je een hogere rente en hogere incassokosten rekenen, bijvoorbeeld. Of de regeling juist vereenvoudigen.

Wanbetalerstoeslag

Last van veel wanbetalers? Werk met een wanbetalerstoeslag. Kun je superpositief brengen en sommige bedrijven passen dit ook al toe.

Je verhoogt je offerte en dus ook de factuur met het percentage dat je anders misschien als rente voor een maand gerekend zou hebben. Dan krijg je het bedrag waar mensen alsnog wel mee akkoord gaan. Hierop kun je een opdracht eigenlijk ook niet verliezen, omdat het verschil zo klein is.

En je toffe klanten die wel graag op tijd betalen? Die geef je vervolgens korting als ze binnen termijn X betalen.

Zo heb ik wel eens ergens katoenen tasjes laten bedrukken. Zij gaven mij, uit mijn hoofd gezegd, 5% korting als ik binnen 7 dagen zou betalen. Helemaal prima, want dat geld had ik gewoon en ik behandel mijn facturen wekelijks. Ik een goed gevoel, zij op tijd betaald, zonder er waarschijnlijk werkelijk op ingeleverd te hebben. Win-win, toch?