Summer School: Hoe maak ik een goed klantcontract?
Alle contracten en overeenkomsten hebben een aantal elementen die voor elk contract hetzelfde zijn. Het klantcontract is vooral anders omdat over het algemeen jouw klant alleen geld betaalt en jij daarvoor een dienst of product moet leveren. Daar komen meestal weinig onderhandelingen aan te pas. Maar duidelijkheid is nodig. Hieronder een checklist met uitleg aan de hand waarvan je de belangrijkste zaken in een contract op kunt nemen.
Wat moet er in een klantcontract staan?
Tsja, elk klant contract is anders. Een contract is eigenlijk niets meer en niets minder dan de afspraken onderling die je op papier zet.
Wat het meest belangrijk is met het maken van een contract, is dat jij je in jouw klant verplaatst. Wat verwacht jouw klant, wat zou jouw klant willen weten? Jij bent namelijk de professional en jouw klant de leek. Wat voor jou vanzelfsprekend en dood normaal is, kan voor jouw klant juist heel ingewikkeld en verrassend zijn. Probeer niet te veel jargon te gebruiken of leg woorden in elk geval duidelijk uit. Zorg dat je voldoende gedetailleerd bespreekt wat de ander mag verwachten. Hoe duidelijker je bent, hoe beter je weet te omschrijven, hoe minder misverstanden en klachten er achteraf zullen zijn. Dat is tenslotte waar je het contract in eerste instantie voor wil hebben: om misverstanden te voorkomen.
Het is alstig aan te geven wat deze inhoud precies moet zijn, omdat het sterk afhangt van je product of dienst, maar zorg in elk geval voor een goede omschrijving.
LawStories in je mailbox?
Checklist
Een goed contract bevat in elk geval de volgende informatie:
– Namen van partijen. Zowel van jezelf/jouw ondernemen, als van jouw klant.
– Datum.
– Doel of onderwerp van het contract. (Bijvoorbeeld: Portretfoto’s voor social media gebruik)
– Omschrijving van het product of de dienst. Zowel kwantitatief (wat) als kwalitatief (hoeveelheid).
– Prijs. Inclusief BTW en andere bijkomende kosten of uitleg over de berekening ervan.
– Levering/Duur van de overeenkomst. Is er een bepaalde datum waarop je zult leveren? Of als het meer werk is, voor welke termijn is dit contract geldig?
– Betaling. Wanneer moet er betaald zijn en worden daar voorwaarden aan verbonden? Zoals eerst betalen, dan leveren.
– Algemene Voorwaarden. Veel meer standaard regels kun je in de algemene voorwaarden kwijt. Meldt wel dat deze bij het contract horen en vergeet ze vooral niet mee te sturen met de offerte en/of het contract.
– Ondertekening. Laat met datum en naam het contract door een bevoegd persoon ondertekenen.
Laatste tips
Een contract hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn, als het maar duidelijk is. Aan dat laatste ontbreekt het vaak. Niet overal is aan gedacht en partijen gaan uit van hun eigen verwachtingen.
Probeer beren op de weg te zien en deze in het contract weer weg te schrijven. Als dat je lukt is de kans groot dat je een goed contract hebt geschreven waar in geen vraag meer in onbesproken blijft.
Lees eventueel contracten van anderen ter inspiratie, maar probeer niet te veel te knippen en te plakken. Zorg dat er een logische en liefst chronologische volgorden in het contract staat en verschillende regels elkaar niet tegenspreken.
Lees ook:
– Een goede juridische offerte
– Zijn algemene voorwaarden verplicht?
– Gebruik van algemene voorwaarden
– Leer meer over contracten en algemene voorwaarden tijdens de Workshop Contracteren en Algemene Voorwaarden
